Thư năng lượng điện tử đã trở thành một trong những phần không thể thiếu trong các bước và cuộc sống thường ngày hàng ngày. Mặc dù cho là gửi email cá thể hay công việc, sử dụng e-mail một cách kết quả không chỉ giúp tiết kiệm thời hạn mà còn hỗ trợ tăng năng suất công việc. Để khiến cho bạn tối ưu hóa quy trình sử dụng thư điện tử, dưới đó là những thủ thuật có lợi mà bất kỳ người nào cũng có thể áp dụng.
Bạn đang xem: Thủ thuật thư
Tầm đặc biệt Của Thư Điện Tử Trong cuộc sống Hiện Đại
Thư năng lượng điện tử không chỉ có là phương tiện tiếp xúc nhanh chóng, mà còn là một công cụ đặc trưng trong việc làm chủ thông tin cùng tài liệu. Dù các bạn là cá thể hay doanh nghiệp, thư năng lượng điện tử mang đến sự thuận tiện vượt trội so với các bề ngoài giao tiếp truyền thống. Khối hệ thống thư điện tử bây chừ có tính bảo mật cao, dễ dàng cai quản và tích phù hợp với nhiều vận dụng khác, giúp tăng tốc hiệu quả công việc.
Quản Lý vỏ hộp Thư Hiệu Quả
Việc cai quản hộp thư một phương pháp khoa học góp bạn dễ dãi tìm kiếm cùng xử lý những email đặc biệt mà không biến thành gián đoạn. Các thủ thuật bên dưới đây để giúp bạn ngày tiết kiệm thời hạn và bảo trì một vỏ hộp thư gọn gàng gàng, dễ dàng quản lý.
Sử Dụng Phím Tắt Để tiết kiệm ngân sách và chi phí Thời Gian
Một trong số những cách hiệu quả để sử dụng thư điện tử là làm cho quen với các phím tắt. Những phím tắt giúp đỡ bạn tiết kiệm thời gian trong vấn đề soạn thảo và trả lời email. Dưới đấy là một số phím tắt hữu ích:
- Ctrl + R: vấn đáp email tức thì lập tức.
- Alt + R: trả lời tất toàn bộ cơ thể nhận vào email.
- Alt + W: nối tiếp email cho tất cả những người khác.
- Ctrl + M: Gửi/nhận tất cả email.
- Alt + S: Gửi thư điện tử đi ngay lập tức lập tức.
Tạo bộ Lọc và Thư Mục Để tổ chức triển khai Email
Thư mục và cỗ lọc là các công cụ khỏe khoắn mẽ giúp đỡ bạn tổ chức thư điện tử một giải pháp khoa học. Bạn cũng có thể tạo những thư mục nhằm lưu trữ email theo chủ đề hoặc theo cường độ quan trọng. Kế bên ra, cỗ lọc auto giúp phân loại e-mail theo người gửi, chủ thể hoặc tự khóa, giúp đỡ bạn không quăng quật lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào.
Bảo Mật Và cai quản Thông Tin Cá Nhân
Bảo mật thông tin cá nhân qua thư điện tử là vấn đề rất quan lại trọng. Các biện pháp bảo mật không chỉ khiến cho bạn tránh được những cuộc tấn công mà còn bảo đảm dữ liệu quan liêu trọng của công ty khỏi bị thất thoát hoặc bị lấn dụng.
Sử Dụng xác xắn Hai yếu đuối Tố
Xác thực nhị yếu tố là 1 trong những lớp bảo mật đặc biệt quan trọng giúp đảm bảo an toàn tài khoản email của công ty khỏi bị hack. Lúc kích hoạt kĩ năng này, ngoài mật khẩu, các bạn sẽ cần buộc phải nhập mã xác xắn gửi qua điện thoại thông minh hoặc áp dụng xác thực để singin vào tài khoản.
Cẩn Trọng Với e-mail Lạ và Phishing
Phishing (lừa đảo qua email) là trong những mối gian nguy lớn nhất lúc sử dụng email. Chúng ta cần cẩn trọng với những e-mail lạ, nhất là những e-mail yêu cầu bạn báo tin cá nhân hoặc mật khẩu. Hãy luôn luôn xác minh nguồn gốc của email trước lúc hành động.
Tối Ưu Hóa câu hỏi Soạn Thảo với Gửi Email
Việc biên soạn thảo và gửi e-mail nhanh chóng, tác dụng là một yếu tố quan trọng đặc biệt giúp bạn bảo trì năng suất làm việc. Dưới đó là một số thủ thuật giúp cho bạn soạn thảo với gửi e-mail nhanh hơn.
Xem thêm: Giới Thiệu Về Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng
Sử Dụng Chữ Ký thư điện tử Để tiết kiệm ngân sách và chi phí Thời Gian
Chữ ký email không chỉ giúp cho bạn tiết kiệm thời hạn mà còn tạo dựng hình hình ảnh chuyên nghiệp. Hãy chế tạo ra một chữ ký auto với vừa đủ thông tin như tên, chức vụ, số điện thoại và link đến các mạng xã hội hoặc website công ty. Điều này khiến cho bạn không bắt buộc nhập lại những thông tin này mỗi lúc gửi email.
Lên lịch Gửi Email
Việc lên lịch gửi email giúp bạn gửi e-mail vào thời gian tối ưu mà không cần phải nhớ giữ hộ ngay lập tức. Chúng ta cũng có thể lên định kỳ gửi e-mail vào cuối ngày hoặc vào một thời hạn khác khi fan nhận có chức năng xem xét câu chữ email của chúng ta một giải pháp thoải mái.
Tăng Cường công dụng Làm vấn đề Với Thư Điện Tử
Thư điện tử hoàn toàn có thể được kết phù hợp với nhiều phương pháp khác nhằm gia tăng kết quả công việc. Mọi thủ thuật bên dưới đây để giúp bạn tận dụng buổi tối đa tiềm năng của email trong việc tổ chức triển khai và làm chủ công việc.
Sử Dụng nhân kiệt Tìm tìm Nâng Cao
Thư năng lượng điện tử bây giờ có chức năng tìm kiếm rất khỏe mạnh mẽ. Chúng ta có thể tìm kiếm nhanh chóng các email bằng cách sử dụng những bộ thanh lọc như từ bạn gửi, tháng ngày hoặc công ty đề. Điều này giúp cho bạn tiết kiệm thời gian khi đề nghị tìm lại một email quan trọng trong vỏ hộp thư của mình.
Tích hợp Thư Điện Tử Với những Ứng Dụng Khác
Hãy tích hòa hợp thư năng lượng điện tử với các ứng dụng khác như lịch, danh bạ, hoặc các công thay quản lý công việc như Trello, Asana. Điều này giúp bạn bảo trì một hệ sinh thái thao tác làm việc liên kết và bớt thiểu bài toán phải chuyển hẳn qua lại giữa các ứng dụng khác nhau.
Quản Lý Thư Rác và Thư Quảng Cáo
Quản lý thư rác và thư quảng cáo giúp bạn gia hạn hộp thư nhỏ gọn và không xẩy ra phân tâm vì chưng những e-mail không cần thiết. Những thủ thuật bên dưới đây để giúp đỡ bạn xử lý thư rác công dụng hơn.
Sử Dụng bộ Lọc Thư Rác
Hầu hết những dịch vụ email bây giờ đều có nhân kiệt bộ lọc thư rác rưởi tự động. Bạn có thể kích hoạt công dụng này để e-mail không muốn muốn sẽ được chuyển vào folder spam nhưng mà không có tác dụng phiền đến bạn. Tuy nhiên, các bạn cũng phải kiểm tra thư mục này chu trình để tránh bỏ lỡ thông tin đặc trưng bị thanh lọc nhầm.
Hủy Đăng ký Nhận Thư Quảng Cáo
Thư quảng cáo có thể sở hữu rất nhiều không gian trong vỏ hộp thư của bạn. Hãy tận dụng tính năng hủy đăng ký trong thư điện tử để chấm dứt nhận các thông tin truyền bá không bắt buộc thiết. Điều này không những giúp bạn giảm bớt email không quan trọng mà còn giúp bảo vệ thông tin cá nhân của bạn.
Sử Dụng những Tính Năng luôn tiện Ích Khác
Các hào kiệt tiện ích như gửi email tự bỏ hoặc tích phù hợp với các điều khoản khác là gần như tính năng trẻ trung và tràn đầy năng lượng giúp bạn tăng cường bảo mật và ứng dụng khi áp dụng email.
Gửi email Tự Hủy
Gửi thư điện tử tự hủy là một trong những tính năng bảo mật thông tin cao, đặc biệt hữu ích khi chúng ta cần gửi thông tin nhạy cảm. Sau khi người thừa nhận đọc email, ngôn từ sẽ tự động hóa bị xóa và không thể truy vấn lại, giúp bảo đảm thông tin của khách hàng khỏi rủi ro bị rò rỉ.
Tích phù hợp với Các qui định Khác
Thư điện tử bây giờ có thể thuận lợi tích hợp với các công cụ khác như Google Drive, Dropbox, tuyệt Microsoft OneDrive để chúng ta cũng có thể chia sẻ tài liệu ngay trong email. Điều này giúp cho bạn tiết kiệm thời hạn và đơn giản và dễ dàng hóa quá trình thao tác nhóm.
Việc áp dụng các thủ thuật trên ko chỉ khiến cho bạn sử dụng thư năng lượng điện tử một cách kết quả mà còn nâng cấp năng suất làm việc và bảo mật thông tin cá nhân. Gần như thủ thuật này sẽ không chỉ tương xứng với bạn dùng cá nhân mà còn rất là hữu ích cho doanh nghiệp trong việc làm chủ giao tiếp qua email một biện pháp thông minh và kết quả hơn.
